ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
(Задължителна информация за правата на лицата по защита на личните данни)
В изпълнение на задълженията, заложени в Регламент (ЕС) 2016/679 (General Data Protection Regulation – GDPR) на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 и Закон за защита на личните данни, Ера Мениджмънт ЕООД (по-долу за краткост „Администратор“ и/или „Дружеството“) прие настоящата Политика за защита на лични данни, вкл. и списък на бисквитки на електронния магазин www.lady-len.com.
С информацията предоставена по-долу, Администраторът има за цел да разясни на Ползвателите как и защо обработва личните им данни, колко време ще се съхраняват, на кого може да ги предаде, както и какви мерки за защита са предприети. Настоящата Политика за защита на лични данни има за цел да ви информира за всички аспекти на обработката на данните от Дружеството и правата, които имате във връзка с нея.
Политиката се прилага по отношение на обработването на лични данни при достъпване на съдържанието на уебсайта www.lady-len.com, при извършване на регистрация и/или сключване на договори с дружеството съгласно чл. 6, ал. 1, Регламент (ЕС) 2016/679.
1. Обща информация.
1.1. Дефиниции.
– „Лични данни“ – съгласно понятието по чл. 4, т. 1 от Регламент (ЕС) 2016/679: всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“), пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.
– „Администратор“ – съгласно понятието по чл. 4, т. 7 от Регламент (ЕС) 2016/679;
– „Обработване“ – съгласно понятието по чл. 4, т. 2 от Регламент (ЕС) 2016/679 означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
– „IP адрес“ – е уникален идентификационен номер, асоцииращ компютър, интернет страница или ресурс на субекта на лични данни по начин, който позволява локализирането им в глобалната интернет мрежа.
1.2. Ера Мениджмънт ЕООД е администратор на лични данни и е регистрирано в ТРРЮЛНЦ с ЕИК: 204699329, седалище и адрес на управление: гр. Русе, ул. Тулча 4, вх. А, ет. 7,
e-mail: elenakoleva00@gmail.com;
адрес за кореспонденция: гр. Русе, ул.Александровска 7, м-н Лейди Лен
1.3. Личните данни се обработват при спазване на следните принципи, като:
а) законосъобразно, добросъвестно и прозрачно обработване;
б) събиране за конкретни, изрично указани и легитимни цели;
в) съответствие на целите, за които се събират;
г) да бъдат точни и при необходимост да се актуализират;
д) се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или непропорционални по отношение на целите, за които се обработват;
е) се съхраняват във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват;
ж) са обработвани по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически и организационни мерки.
2. Обработване на лични данни.
2.1. Администраторът събира и обработва Вашите лични данни във връзка с посещаването и използването на уебсайта www.lady-len.com и/или сключване на договори с дружеството на основание чл. 6, ал. 1, Регламент (ЕС) 2016/679.
2.2. Администраторът обработва следните лични данни:
– Данни, предоставени във връзка с регистрацията на профил (акаунт), както и други данни, събрани във връзка с активността в онлайн магазина или чрез други средства за комуникация от разстояние – потребителско име, имейл адрес; име и фамилия; адрес, телефон; данни съобразно списъка с бисквитки (вж. Приложение 1); IP адрес; история на покупките.
– Информация за доставка и контакт: име и фамилия, телефон, адрес, имейл;
– Информация за издаване на документ за извършена покупка, (когато е приложимо): трите имена на лицето; адрес за доставка, ЕГН.
– Информация за банкови карти или други платежни карти, номер на банкова сметка;
– Избрани теми/продукти, за които е посочено, че се желае да се получава информация.
– Други данни, дадени чрез изрично съгласие на лицата;
– Информация от различните типове “бисквитки” – вж. „Списък на бисквитките” (вж. Приложение 1).
2.3. Администраторът не обработва специални („чувствителни”) лични данни – данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, генетични данни, биометрични данни, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот и сексуалната ориентация (освен ако нормативен акт не изисква това).
2.4. Дружеството не извършва автоматизирано взимане на решения с данни.
3. Бисквитки.
3.1. На нашия уеб сайт използваме „бисквитки”, т.е. малко количество данни, които уебсайтът съхранява на компютъра или мобилното Ви устройство, във връзка с неговото функциониране, както и за събиране на статистически данни с цел извършване на анализ. Използваните бисквитки служат за разграничаване на посетители и сесии, за определяне на нови сесии, за подаване на заявки, за съхраняване източника на трафик и начина, по който е достигнат сайта. Вижте списъка на използваните бисквитки (вж. Приложение 1), приложен към този документ или публикуван на сайта.
3.2. Чрез съответна настройка на Вашия браузер, може винаги да се изключат както нашите бисквитки, така и бисквитките на трети страни. Всички бисквитки, с изключение на необходимите за функционирането на сайта, могат да се управляват от секция “Управление на бисквитките и личните данни”. В този случай е възможно да се загуби част от функционалността на някои от услугите или да се влоши качеството на информацията.
3.3. В случай, че се ползва линк (препратка), поставена на уебсайта, която Ви препраща към друг сайт, последният ще има собствени бисквитки и политика за защита на лични данни, над които ние нямаме контрол.
3.4. Побробна информация относно вида на използваните бисквитки и срокове за съхрание се съдържа в приложения списък с бисквитки (вж. Приложение 1).
4. Цели, правни основания и срокове за съхранение.
4.1. Цели, за които се обработват лични данни:
а) За изпълнение на стопанските цели съгласно учредителният акт на дружеството.
б) Предлагане на качествено клиентско обслужване и отговаряне на запитвания – целта е осъществяване на връзка със субекта на лични данни и изпращане на информация към него.
в) Промотиране на продуктите чрез директен маркетинг или онлайн бюлетин; създаване и представяне на персонализирани реклами и оферти;
г) Регистрация на профил и предоставяне на пълна функционалност при използването на онлайн магазина – целта е създаване на профил за използване на електронния магазин за закупуване на стоки и предоставяне на данни за контакт за извършване на доставка на закупени стоки.
д) Сключване и изпълнение на договор за продажба от разстояние, включително сключване на търговска сделка с клиент или партньор или друг писмен договор и неговото администриране.
е) Упражняване право на отказ от договор или извършване на рекламация – целта е администриране на процеса във връзка с упражняване на правата.
ж) Счетоводни и статистически цели;
з) Защита на информационната сигурност;
и) Управление на социалните мрежи;
й) Спазване на закона във връзка със законови задължения, и/или във връзка с искания от държавни органи;
к) Упражняване или запазване на законовите права и интереси на Администратора.
4.2. Личните данни се обработват, когато е приложимо поне едно от следните условия:
а) субектът на данните е дал съгласие за обработване на личните му данни за една или повече конкретни цели;
б) обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор;
в) обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо Администратора;
г) обработването е необходимо, за да бъдат защитени легитимните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице;
д) обработването е необходимо за целите на легитимните интереси на Администратора или на трета страна, освен когато пред такива интереси преимущество имат интересите или основните права и свободи на субекта на данните, които изискват защита на личните данни, по-специално когато субектът на данните е дете.
4.3. Срокове за съхранение на личните данни:
а) за счетоводна информация – в сроковете по чл.12 от Закона за счетоводството;
б) в случай на маркетингови дейности – до момента, в който се подадете възражение/оттегли се съгласие, освен ако законовите разпоредби не изиксват обработване или съхранение на тези данни по-дълго в случай на потенциални искове, за срока на давността, определен от законовите разпоредби. Във всеки случай определящ е по-дългият срок за съхранение на личните данни.
в) при сключване на договори с дружеството (вкл. договори за продажба на стоки, сключени с клиенти или търговски партньори) – 5 години от изпълнение на задълженията по тях, с цел установяване, упражняване и защита на правни претенции, както и във връзка с 5 годишната погасителна давност.
г) събирани и обработвани чрез уебсайта, се съхраняват за периода на съществуване на активния профил, освен в случаите, в които се сключва договор за продажба на стоки или сроковете са установени в нормативен акт.
д) информацията, създавана чрез софтуера на електронния магазин (текуща база данни и архивни копия на базата данни) – в сроковете по чл.38, ал.1 ДОПК.
е) свързани с „бисквитките”, се съхраняват съгласно „Списъка за използвани бисквитки“ (вж. Приложение 1).
ж) информация, свързана с възникнал правен спор – за срока, необходим за предприемане на съответни действия и установяване, упражняване или защита на правни искове;
з) в случаи, в които информацията се събира чрез изрично съгласие – до оттеглянето му или до постигане на целта;
и) за непосочени по-горе случаи – в срокове, установени с нормативен акт, а ако не са легално уредени – в срок до 5 години от постъпване на данните или до постигане на целта, за която са събирани (определящ е по-краткия срок за съхранение на личните данни).
4.4. Субектът на лични данни може да изрази изрично съгласие за съхранение на данните в по-дълъг срок, когато в нормативен акт не е определен максимален срок.
4.5. Администраторът Ви уведомява, в случай, че срокът за съхранение на данните е необходимо да бъде удължен с оглед изпълнение на нормативно задължение или с оглед легитимни интереси на Администратора или друго.
5. Споделяне на личните данни.
5.1. Администраторът може по собствена преценка да предава част или всички Ваши лични данни на обработващи лични данни за изпълнението на целите за обработване, за които е дадено съгласие, при спазване на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).
5.2. Администраторът Ви уведомява в случай на намерение да предаде част или всички Ваши лични данни на трети държави или международни организации.
5.3. Администраторът използва услугите на трети страни за подпомагане на определени дейности. В тази връзка, могат да бъдат разкрити лични данни на следните лица и институции:
а) органи за предотвратяване и разкриване на престъпления и други регулаторни органи, които имат правомощия да изискват информация;
б) адвокати и професионални консултанти, към които сме прехвърлили предявен от Вас или трето лице иск за предприемане на съдебни действия;
в) съдебни органи по ред и условията, предвидени от националното законодателство на съответната държава, при подаване на искова молба от името на субекта на лични данни;
г) банки и банкови институции, във връзка с администрирането на плащания;
д) счетоводители/счетоводни къщи, одитори и професионални консултанти, с които Администраторът работи;
е) доставчици на услуги за целите на предоставяне и поддръжка на уебсайта и софтуерни продукти за осъществяване на определени вътрешни процеси, съхранение, обмен и проследяване на информация.
6. Защита на личните данни.
6.1. Администраторът предприема подходящи технически и организационни мерки за защита на личните данни срещу загуба или други форми на незаконна и нерегламентирана обработка.
6.2. Личните данни са достъпни само за тези лица, които имат нужда от достъп, за да изпълняват своята работа във връзка с предоставяне на продуктите на Администратора, като са обучени и задължени да обработват личните данни съгласно дадените им указания относно законосъобразността, поверителността, етиката и използване на данните съгласно посочените по-горе цели.
6.3. Администраторът полага дължимата грижа и отговаря за защита на информацията за субектите на лични данни на уебсайта, станала известна по повод достъпване съдържанието на платформата и/или сключване на договори с дружеството съгласно чл. 6, ал. 1, Регламент (ЕС) 2016/679, освен в случаите на непреодолима сила или случайно събитие.
6.4. Защитата на личните данни на хартиен или технически носител е организирана като елемент на общата физическа защита на сградите и работните помещения при строг контрол на достъп до тях, като се съхраняват в шкафове със заключващи се устройства.
6.5. Защитата на личните данни в електронен вариант е организирана с пароли за достъп до всеки един софтуер и сървър, на който се съхраняват лични данни, включително и чрез криптиране.
а) Уебсайтът е изграден съгласно защитата HTTPS/SSL, включително и чрез криптиране.
б) Достъп до операционната система, съдържаща файлове с лични данни, имат само лица, чиито служебни задължения или конкретно възложена задача налагат такъв достъп.
в) Електронните бази данни са защитени посредством логически средства за защита, като антивирусна програма, която се обновява автоматично, защитни стени и др.
6.6. Вашите права при нарушение на сигурността на личните ви данни
6.6.1 Ако Администраторът установи нарушение на сигурността на личните Ви данни, което може да породи висок риск за Вашите права и свободи, следва да Ви уведоми без ненужно забавяне за нарушението, както и за мерките, които са предприети или предстои да бъдат предприети.
6.6.2 Администраторът не е длъжен да Ви уведомява, ако:
– е предприел подходящи технически и организационни мерки за защита по отношение на данните, засегнати от нарушението на сигурността;
– е взел впоследствие мерки, които гарантират, че нарушението няма да доведе до висок риск за правата Ви;
– уведомяването би изисквало непропорционални усилия.
7. Права по отношение на личните данни и тяхното упражняване съгласно европейското и българското законодателство. В зависимост от правното основание, Вие имат посочените по-голу права във връзка с личните данни.
7.1. Право на достъп – право да се получи потвърждение дали се обработват лични Ви данни и ако това е така, да се получи достъп до данните и до информация, отнасяща се до събирането, обработването и съхранението им, както и копие от тези данни, ако това е възможно (вж. формуляр – Приложение 6).
За целта ще бъде изпратено електронно писмо на имейла, използван за регистрация в сайта или при заявяване на поръчка в електронния магазин, съдържащо инструкции за верификацията Ви като субект на личните данни, до които е заявен достъп.
7.2. Право на коригиране – възможност да се изисква коригирането на неточни лични данни и допълването на непълни лични данни, свързани с него. По всяко време могат да бъдат коригирани или попълнени неточните или непълните лични данни директно през регистрирания профила в уебсайта или с отправяне на искане до Администратора (вж. формуляр – Приложение 2).
7.3. Право на изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“) – Вие има право да поискате изтриване на личните си данни, доколкото са налице основанията за това (вж. Приложение 3):
– Вие оттеглите своето съгласие, върху което се основава обработването на данните и няма друго правно основание за обработването;
– Вие възразите срещу обработването на свързаните с Вас лични данни, включително за целите на директния маркетинг и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;
– Личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;
– Личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество.
– Личните данни са били обработвани незаконосъобразно;
– Личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение по правото на ЕС или правото на държава членка, което се прилага спрямо Администратора.
7.3.1. В случай на упражняване на правото Ви да бъдете забравени, Дружеството ще изтрие всички ваши данни, с изключение на информация, която е необходима, за да удостовери, че правото ви да бъдете забравени е изпълнено – имейл, IP адрес; техническа информация за функционирането на онлайн магазина, която информация не може да се свърже по никакъв начин с вашата личност.
7.3.2. Администраторът не е длъжен да изтрие личните данни, ако ги съхранява и обработва:
– за упражняване на правото на свобода на изразяването и правото на информация;
– за спазване на правно задължение, което изисква обработване, предвидено в правото на ЕС или правото на държавата членка, което се прилага спрямо Администратора или за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са му предоставени;
– по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве;
– за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели;
– за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.
7.3.3. Ако има направена от Вас поръчка, която е в процес на обработване, най-ранният момент, в който можете да поискате да бъдете „забравен“, е при успешното завършване на поръчката.
7.3.4. Администраторът не изтрива данните, които има законово задължение да съхранява, включително за защита по повод отправени срещу него съдебни претенции или доказване на свои права.
7.4. Право на оттегляне на съгласието – В случай че се обработват лични данни на основание изрично съгласие на ползвателя, който има право да оттегли съгласието си частично или изцяло по всяко време, без да посочва причина и без да се засяга законосъобразността на обработените данни въз основа на съгласие, преди то да бъде оттеглено (вж. Приложение 4).
7.5. Право на ограничаване на обработването – Доколкото са изпълнени законовите условия, Вие имате право да изисквате ограничаване на обработването на свързаните с Вас лични данни (вж. формуляр – Приложение 6), когато:
– Възразили сте срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Администратора имат преимущество пред Вашите интереси;
– Оспорите точността на личните данни, за срок, който позволява на Администратора да провери точността на личните данни;
– Обработването е неправомерно, но Вие не желаете личните данни да бъдат изтрити, а само използването им да бъде ограничено;
– Администраторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на свои правни претенции.
7.6. Право на възражение – Ползвателят има право, по всяко време и на основания, свързани с конкретния тип обработка, на възражение срещу обработване на лични данни на основание легитимен интерес. Ако на това основание се обработват данни за целите на директния маркетинг, то е задължително да се прекрати обработването (вж. формуляр – Приложение 6).
7.7. Право на получаване информация – Вие можете да поискате от Администратора да Ви информира относно всички получатели, на които личните данни, за които е поискано коригиране, изтриване или ограничаване на обработването, са били разкрити. Администраторът може да откаже да предостави тази информация, ако това би било невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия (вж. формуляр – Приложение 6).
7.8. Право на преносимост на данните – Ако се обработват лични данни на договорно основание или въз основа на съгласие на ползвателя, или ако данните Ви се обработват по автоматизиран начин, може да се изисква предоставените лични данни да се получат в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и/или да се предадат на друг администратор на лични данни (вж. формуляр – Приложение 5).
7.9. Право на жалба до надзорния орган – Комисия за защита на личните данни (адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” №2 или на електронния адрес: www.cpdp.bg) – в случай на нарушаване на правата Ви съгласно горепосоченото или приложимото законодателство за защита на личните данни.
8. Всяко едно от предвидените в закона права може да бъде упражнено чрез подаване на заявление съгласно приложените формуляри или изразено в свободен текст, с което се иска упражняване на съответното право. Исканията за упражняване на правата на субектите на лични данни могат да бъдат подадени алтернативно по някой от следните начини:
а) По електронен път на следния имейл адрес: elenakoleva00@gmail.com
б) На адреса на дружеството (Администраторът): гр. Русе, ул.Александровска 7, м-н Лейди Лен
8.1. Оттегляне на дадено съгласие може да се извърши и като се следват стъпките в електронните съобщения, които са изпратени с маркетингова цел или като се коригират настройките на профила в сайта, след което няма да се получават оферти или информация за директен маркетинг.
8.2. Искането за упражняване на права във връзка с обработването на лични данни следва да съдържа посочената информация:
а) Данни за идентификация на субекта – имена и ЕГН;
б) Контакти за обратна връзка – адрес, телефон, електронна поща;
в) Искане – описание на искането.
8.3. Следва да се има предвид, че не всички от посочените по-горе права са абсолютни и не винаги са приложими, като е възможно да има изключения. В отговор на отправено искане е необходимо да се потвърди самоличността и/или да се предостави допълнителна информация, която да помогне за по-доброто и пълно разбиране на искането на ползвателя.
8.4. Може да бъде поискано предоставянето на допълнителна информация, необходима за потвърждаване на самоличността на подателя, когато са налице опасения във връзка с установяване самоличността на физическото лице, което подава искане. Например, освен при упражняване право на достъп, но и при другите права може да се изпрати на имейла, който е използван за регистрация или извършване на поръчки в електронния магазин, писмо с подробни инструкции относно верификацията на субектта на личните данни, до които е заявен достъп.
8.5. Искането може да бъде подадено лично на хартиен носител на посочения за контакт адрес. Ако се подава на хартиен носител чрез пощенска услуга, следва да е с нотариална заверка на подпис (с оглед установяване на самоличността на субекта на данните). При упражняването на правата чрез пълномощник, то следва да представи изрично писмено пълномощно с нотариална заверка на подписи.
8.6. Администраторът няма задължение да отговори на искане, в случай че не е в състояние да идентифицира субекта на данните.
9. Администраторът предоставя информация относно действията, предприети във връзка с искане за упражняване на правата на ползвателите, в срок от един месец от получаване на искането. При необходимост този срок може да бъде удължен с още един месец, като се взема предвид сложността и броя на исканията. Ние ще информираме ползвателя за всяко подобно удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като ще се посочва и причините за забавянето.
9.1. Информация във връзка с упражняването правата на субекта на данни се предоставя безплатно, освен при злоупотреба с предоставените права. В такъв случай Администраторът може да наложи разумна такса въз основа на административните разходи, необходими за предоставянето на информацията.
9.2. Когато искането е подадено с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако Ползвателят не е поискал нещо друго изрично, но при спазване изискванията на ЗЗЛД.
Настоящата версия на Политиката влиза в сила от ………………..
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
СПИСЪК С БИСКВИТКИТЕ
*1. Строго необходими бисквитки* – използват се за основното функциониране на онлайн магазина, включително работа на количката, клиентската сесия, checkout процеса, обработката и сигурността наплащанията. Към тях спадат бисквитките на WooCommerce и Stripe.
*2. Функционални бисквитки* – използват се за подпомагане на определени функционалности на сайта и checkout процеса, например временно запазване на въведена информация в процеса на поръчка.
*3. Аналитични/атрибуционни бисквитки* – WooCommerce използва sbjs_* бисквитки за установяване наизточника на посещението и поръчката (директно посещение, търсачка, препращащ сайт, UTM кампания идр.). Те се използват от функционалността Order Attribution на WooCommerce.
*4. Маркетингови бисквитки*.
